Office Assistant

Office Assistant

Miejsce pracy : Warszawa

Your responsibilities

Business Travel Coordination

Supporting the end-to-end organization of business travel (domestic & international)

Booking transportation, accommodation, and handling travel documentation

Close cooperation with project managers and travel coordinators

Supporting employees in travel expense reporting and documentation

Logging business trips in internal systems (e.g., RAMP) and reporting issues or inconsistencies

Preparing travel summaries and supporting the accounting team in settlements

Reception & Office Support

Welcoming guests and visitors

Handling correspondence and couriers

Managing access badges and assisting with onboarding / offboarding

Keeping shared spaces neat and organized (e.g., coffee area, meeting rooms)

Supporting small administrative tasks and errands

Helping the Office Manager with supplies, inventory, and internal logistics

Events & Wellbeing

Assisting in organizing internal events (e.g., team-building, seasonal parties)

Supporting wellbeing and community initiatives (e.g., birthday cards, fun channels)

Helping the broader team with occasional creative or logistics-related tasks

Our requirements

• Good organizational skills and attention to detail
• Friendly and professional communication style
• Proactive attitude and willingness to help
• Ability to prioritize and multitask
• Good knowledge of MS Office tools (especially Outlook and Excel)
• Availability to work from our Warsaw office (Emilii Plater 28) on-site
• Part-time 30 hours a week
• Students are welcome to apply

Optional

What we offer

Benefits

Exadel Poland sp. z o.o.

We don’t just follow trends—we help define them. For 25+ years, Exadel has transformed global enterprises. Now, we’re leading the charge in AI-driven solutions that scale with impact. And it’s our people who make it happen—driven, collaborative, and always learning.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez Exadel Poland sp. z o.o. z siedzibą w : Emilii Plater 28, 00-688 Warszawa (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu.

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne : (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres maks. 1 roku od zakończenia publikacji ogłoszenia, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W celu realizacji praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem : dvalasevich@exadel.com.