Administrative Assistant

W związku z realizacją projektu inwestycyjnego w Grudziądzu poszukujemy Asystenta/Asystentki Administracyjnej, który/-a wesprze zespół projektowy w codziennych działaniach organizacyjnych i administracyjnych. To doskonała okazja, aby dołączyć do międzynarodowego środowiska projektowego i zdobyć doświadczenie przy realizacji znaczącej inwestycji. Stanowisko przewidziane jest na okres około 12 miesięcy, a praca będzie wykonywana stacjonarnie na terenie inwestycji w Grudziądzu.

Zakres obowiązków

• Zapewnianie kompleksowego wsparcia administracyjnego dla kadry zarządzającej.
• Zarządzanie kalendarzami, spotkaniami oraz priorytetami, dbając o efektywne planowanie czasu pracy.
• Koordynacja obiegu dokumentów, w tym procesów związanych z autoryzacją i uzyskiwaniem podpisów w imieniu Dyrektora Generalnego.
• Profesjonalna obsługa korespondencji elektronicznej, telefonicznej oraz tradycyjnej z zachowaniem pełnej poufności.
• Przygotowywanie, aktualizowanie i archiwizowanie dokumentów, raportów oraz innych materiałów administracyjnych.
• Organizacja spotkań, w tym przygotowywanie agend, koordynacja logistyki, sporządzanie notatek i monitorowanie działań następczych.
• Wsparcie w organizacji podróży służbowych, rezerwacji oraz bieżących potrzeb kadry zarządzającej.
• Współorganizacja wydarzeń firmowych, spotkań biznesowych oraz wizyt gości.
• Dbanie o prawidłowy obieg informacji, terminowość realizowanych zadań i utrzymanie uporządkowanej dokumentacji.
• Proaktywne identyfikowanie potrzeb, rozwiązywanie bieżących problemów oraz wsparcie w realizacji projektów specjalnych i zadań ad hoc.

Wymagania

• Doświadczenie na stanowisku Asystenta/Asystentki Administracyjnej, Asystenta/Asystentki Zarządu, Personal Assistant lub w podobnej roli.
• Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
• Profesjonalizm, dyskrecja oraz umiejętność pracy z informacjami poufnymi.
• Samodzielność, inicjatywa oraz umiejętność ustalania priorytetów.
• Dobra znajomość pakietu MS Office oraz narzędzi do organizacji pracy i zarządzania kalendarzem.
• Dokładność, odpowiedzialność i dbałość o szczegóły.
• Elastyczne podejście do obowiązków oraz pozytywne nastawienie do współpracy.

Brzmi jak oferta dla Ciebie? Wyślij swoje CV: aleksandra.kubis@trsstaffing.com

Jesteśmy pracodawcą zapewniającym równe szanse zatrudnienia. Wszystkie wykwalifikowane osoby będą brane pod uwagę w procesie rekrutacji bez względu na rasę, kolor skóry, wiek, płeć, orientację seksualną, tożsamość płciową, wyznanie, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność, status weterana, informacje genetyczne ani jakiekolwiek inne cechy chronione przez obowiązujące przepisy prawa.