Audit Booking Coordinator

Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.

Preferowane jest doświadczenie na poziomie 23 lata w branży audytowej testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:

• odpowiedzialność
• dobra organizacja własnej pracy
• dbałość o szczegóły
• skrupulatność i dokładność
• dyscyplina
• dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.

Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów w tym za terminowość przestrzeganie procesu jasną komunikację eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.

Audit Booking Coordinator pełni funkcję:

• kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów
• istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego
• osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.

Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:

• przyjmowanie zapytań dotyczących audytów
• kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów w tym:
  • inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji
  • pozyskiwanie wymaganej dokumentacji . profili fabryk informacji dotyczących płatnika kopii licencji biznesowej itp.
  • weryfikowanie niezbędnych informacji takich jak nazwa i adres fabryki liczba pracowników itp.
  • tworzenie audytów w EAOL wewnętrznej platformie Eurofins
  • monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat
  • potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu
  • komunikacja z klientami w razie potrzeby
• przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań
• stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów
• cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego
• przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów
• przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków
• przydzielanie audytorów do audytów
• przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach
• udział w spotkaniach z lokalnymi klientami jeśli jest to wymagane
• promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług
• utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami
• wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach
• wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.

Qualifications :

Czego oczekujemy:

• Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem mile widziane Niemiecki Francuski i Hiszpański)
• znajomość programów MS Office
• wysoka motywacja profesjonalizm i entuzjazm
• umiejętność pracy pod presją czasu
• bardzo dobra dbałość o szczegóły
• umiejętność pracy wielozadaniowej ustalania priorytetów organizowania i koordynowania własnej pracy
• zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań
• umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów
• pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne
• doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej
• umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami

Additional Information :

Korzyści z pracy w zespole Eurofins:

• Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce
• międzynarodowe środowisko pracy codzienny kontakt z zespołami globalnymi
• praca w 100% zdalna
• elastyczna forma czasu pracy
• prywatna opieka medyczna ubezpieczenie grupowe karta Multisport.

Remote Work :

Yes

Employment Type :

Full-time

Experience: years
Vacancy: 1