Koordynator/ka ds. Wsparcia i Nadzoru Archiwalnego

Miejsce pracy: Kraków,ul. Prokocimska 6 albo Bytom, ul. Karola Miarki 4
Rodzaj zatrudnienia: umowa o pracę, pełen etat

Twoje zadania:

• Nadzór i porządkowanie materiałów archiwalnych oraz dokumentacji kat. B,
• Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie kwalifikacji i wartościowania dokumentacji oraz doboru klas z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
• Prowadzenie instruktaży oraz konsultacji metodycznych dla pracowników Spółki w oparciu o normatywy kancelaryjno-archiwalne,
• Przygotowywanie instrukcji, zasad i procedur w zakresie zagadnień kancelaryjno-archiwalnych w Spółce,
• Nadzorowanie i prowadzenie centralnych rejestrów dotyczących zasobu,
• Współpraca z archiwami państwowymi na terenie całej Polski,
• Koordynacja i uczestnictwo w ekspertyzach archiwalnych,
• Monitorowanie zgodności procesów archiwalnych z obowiązującymi przepisami i procedurami wewnętrznymi, proponowanie działań optymalizacyjnych,
• Tworzenie i współudział w projektach automatyzacji procesów archiwalnych i kancelaryjnych.

Dołącz do nas, jeśli:

• Masz ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia lub studia wyższe o profilu archiwistyka/historyczne,
• Posiadasz minimum 3-letnie doświadczenie w pracy w archiwum zakładowym lub archiwum państwowym,
• Bardzo dobrze znasz pakiet Microsoft Office,
• Potrafisz doskonale organizować pracę własną, planować zadania i skutecznie ustalać priorytety,
• Jesteś osobą komunikatywną i łatwo budujesz relacje,
• Potrafisz sprawnie organizować pracę zespołu,
• Potrafisz opracowywać procedury, instrukcje i dokumentację wewnętrzną,
• Umiesz analizować procesy oraz identyfikować obszary wymagające usprawnień.

Mile widziane:

• Doświadczenie we wdrażaniu i obsłudze systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD),
• Doświadczenie w opracowywaniu procedur i instrukcji związanych z wykorzystaniem systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.

U nas zyskasz:

• Wsparcie opiekuna podczas pierwszych trzech miesięcy pracy,
• Atrakcyjne warunki zakupu prywatnej opieki medycznej i ubezpieczenia na życie,
• Dofinansowanie do wypoczynku i wydarzeń kulturalnych,
• Pożyczki na preferencyjnych warunkach, wsparcie w przypadku trudnej sytuacji życiowej,
• Możliwość zakupu karty MultiSport na korzystnych warunkach,
• Kartę rabatową na paliwo i zniżki u partnerów biznesowych,
• Możliwość korzystania z bezpłatnej platformy językowej.

Zainteresowała Cię oferta?

Nie musisz wysyłać do nas listu, wystarczy kliknąć Aplikuj!

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych zawartych w złożonych przez Panią/Pana dokumentach lub dokumentach wytworzonych w procesie rekrutacji jest Poczta Polska S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa.

2. Kontakt z Inspektorem ochrony danych: Inspektor ochrony danych Poczta Polska S.A., ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa, e-mail: inspektorodo@poczta-polska.pl.

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:

a) w zakresie określonym w przepisach prawa - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych, dalej RODO);

b) w zakresie nieokreślonym w przepisach prawa - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. na podstawie zgody.

c) dobrowolnie podane dane, dotyczące stanu zdrowia (niepełnosprawności) -- na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z ustawą z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

d) w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, a także w celu obrony przez roszczeniami związanymi z udziałem w rekrutacji - w ramach realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. W przypadku wyrażenia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych również do celów rekrutacji prowadzonych w przyszłości dane będą przetwarzane w celu nawiązania z Panią/Panem kontaktu lub wykorzystania ich w procesie oceny kandydatów.

5. W przypadku podjęcia decyzji o Pani/Pana zatrudnieniu - na podstawie:

a) art. 6 ust.1 lit. b, tj. w celu podjęcia działań na Pani/Pana żądanie, przed zawarciem umowy, oraz

b) art. 9 ust. 2 lit. h RODO (w związku z art. 229 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy) w celu skierowania Pani/Pana na wstępne badania lekarskie.

6. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu wycofania przez Panią/Pana zgód, nie dłużej niż przez okres 12 miesięcy od dnia przystąpienia przez Panią/Pana do rekrutacji (przekazania przez Panią/Pana danych osobowych), a w przypadkach, wzięcia przez Panią/Pana udziału w procesie rekrutacji i niewycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych przed zakończeniem procesu wyboru kandydata do zatrudnienia – przez okres 12 miesięcy od dnia przystąpienia do rekrutacji, tj. przez okres niezbędny dla ochrony przed roszczeniami związanymi z przebiegiem procesu rekrutacji i wyboru kandydata do zatrudnienia. Orzeczenia lekarskie, wydane na podstawie profilaktycznej opieki lekarskiej, będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści tych danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania a także do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody, przed jej cofnięciem.

8. Zgodę można cofnąć poprzez wysłanie stosownej informacji na adres: Poczta Polska S.A., Biuro Rekrutacji i Partnerów Biznesowych HR, Wydział Rekrutacji, ul. Rodziny Hiszpańskich 8, 00-940 Warszawa lub rekrutacja.centrala@poczta-polska.pl

9. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Podanie danych jest dobrowolne, ale odmowa podania danych powoduje brak możliwości wzięcia przez Panią/Pana udziału w rekrutacji.

11. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom pośredniczącym, na zlecenie administratora, w prowadzeniu procesu rekrutacji, a także dostawcom narzędzi informatycznych wykorzystywanych w procesie rekrutacji.

12. Dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego (Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej) na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r., stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zapewniony przez „Ramy ochrony danych UE-USA” (EU-US Data Privacy Framework), w związku z korzystaniem przez administratora z rozwiązań chmurowych dostarczanych przez firmę Microsoft. Wykaz podmiotów, które przystąpiły do programu „Ram ochrony danych UE-USA” dostępny jest pod adresem: Participant Search (dataprivacyframework.gov)