Specjalistka / Specjalista ds. Obsługi Sekretariatu i Dyrekcji

Specjalistka / Specjalista ds. Obsługi Sekretariatu i Dyrekcji

Twój zakres obowiązków

• samodzielna organizacja bieżącego funkcjonowania Sekretariatu;
• obsługa korespondencji, telefonów i kontaktów osobistych, w tym przyjmowanie gości Dyrekcji i instytucji;
• zapewnienie sprawnego przepływu informacji między Dyrekcją, Zespołem i podmiotami zewnętrznymi;
• prowadzenie obiegu, rejestrów i ewidencji dokumentów, monitorowanie terminów oraz przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji, zgodnie z procedurami instytucji;
• prowadzenie kalendarza Dyrekcji, organizacja spotkań i monitorowanie realizacji ustaleń;
• przygotowywanie dokumentów, notatek, protokołów, zaproszeń i korespondencji, w tym redagowanie i korekta tekstów;
• organizacja podróży, rezerwacji oraz spotkań Dyrekcji i gości, w tym gości VIP;
• współpraca z działami instytucji w zakresie spraw Sekretariatu;
• zachowanie poufności i właściwe zabezpieczanie dokumentów oraz danych;
• dbanie o wysoki standard organizacji pracy, komunikacji i reprezentowania instytucji;

Nasze wymagania

• samodzielna organizacja bieżącego funkcjonowania Sekretariatu;
• obsługa korespondencji, telefonów i kontaktów osobistych, w tym przyjmowanie gości Dyrekcji i instytucji;
• zapewnienie sprawnego przepływu informacji między Dyrekcją, Zespołem i podmiotami zewnętrznymi;
• prowadzenie obiegu, rejestrów i ewidencji dokumentów, monitorowanie terminów oraz przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji, zgodnie z procedurami instytucji;
• prowadzenie kalendarza Dyrekcji, organizacja spotkań i monitorowanie realizacji ustaleń;
• przygotowywanie dokumentów, notatek, protokołów, zaproszeń i korespondencji, w tym redagowanie i korekta tekstów;
• organizacja podróży, rezerwacji oraz spotkań Dyrekcji i gości, w tym gości VIP;
• współpraca z działami instytucji w zakresie spraw Sekretariatu;
• zachowanie poufności i właściwe zabezpieczanie dokumentów oraz danych;
• dbanie o wysoki standard organizacji pracy, komunikacji i reprezentowania instytucji;
• znajomość języka angielskiego
• Atutem będzie, doświadczenie w instytucji kultury lub publicznej oraz znajomość EZD, BIP, CRU

To oferujemy

• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w publicznej instytucji kultury;
• ciekawą i różnorodną pracę w otoczeniu wydarzeń artystycznych;
• możliwość udziału w projektach i wydarzeniach kulturalnych;
• szkolenia i możliwość podnoszenia kwalifikacji;
• świadczenia socjalne zgodne z obowiązującymi regulacjami.

Samodzielne prowadzenie Sekretariatu Dyrekcji publicznej instytucji kultury, zapewnienie sprawnego obiegu informacji i dokumentów oraz wsparcie organizacji pracy Dyrekcji. Reprezentowanie instytucji w kontaktach z interesantami, gośćmi i podmiotami zewnętrznymi oraz dbałość o poufność i właściwe zabezpieczenie dokumentacji.

Aplikuj