Młodsza osoba specjalistyczna do spraw kadrowej dokumentacji projektowej
Fundacja Ocalenie od 2000 roku wspiera osoby z doświadczeniem migracji, w tym uchodźstwa, w budowaniu dobrego, bezpiecznego życia w Polsce. Zabiera głos w debacie publicznej i staje po stronie praw człowieka. Jeśli wartości Fundacji są Ci bliskie, dołącz do naszego ocaleniowego zespołu.
Fundacja Ocalenie poszukuje Młodszej osoby specjalistycznej odpowiedzialnej za wspieranie zespołu w prowadzeniu kadrowej dokumentacji projektowej organizacji.
✎ Twoje główne zadania:
- Przyjmowanie od osób managerskich i koordynujących projekty zamówień na kadrową dokumentację projektową (umowy cywilnoprawne, oddelegowania projektowe, raporty czasu pracy etc.).
- Weryfikacja przyjętych zamówień pod względem ich kompletności, zgodności z przepisami i wymogami grantodawców.
- Opracowywanie dokumentów stanowiących kadrową dokumentację projektową, tj. wystawianie ich, wpisywanie do ewidencji i przekazywanie dalej w obiegu dokumentów, digitalizacja i archiwizacja - zgodnie z wewnętrznymi procedurami Fundacji Ocalenie, których Cię nauczymy 🙂
- Obsługa baz danych o osobach pełniących role w projektach i programach Fundacji Ocalenie - wprowadzanie danych do baz, generowanie raportów na bieżące potrzeby zarządcze i sprawozdawcze.
- Komunikacja i współpraca z innymi osobami pracowniczymi, w tym szczególnie z zespołami kadrowym i finansowym oraz osobami managerskimi innych zespołów Fundacji oraz osobami koordynującymi projekty.
- Dbanie o sprawną komunikację ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w realizację projektów zgodnie z zasadami określonymi w Fundacji.
- Wspieranie w pracy innych osób pracowniczych organizacji, w tym szczególnie zespołów kadrowego i finansowego.
- Wykonywanie innych poleceń Pracodawcy lub wyznaczonego przez Pracodawcę przełożonego.
- Udział w zebraniach zespołu, warsztatach i szkoleniach.
➨ Oczekujemy:
- Udokumentowane minimum trzymiesięczne doświadczenie zawodowe lub wolontariackie w pracy z dokumentami stanowiącymi kadrową lub finansową dokumentację projektową, np. timesheetami, kartami czasu pracy, kartami realizacji zlecenia, listami obecności, rachunkami do umów zlecenie, rozliczeniami wyjazdów służbowych, rozliczeniami wskaźników obecności według założonego planu grantowego lub planu pracy zespołu.
- Podstawowa wiedza na temat wymagań stawianych dokumentom kadrowym i finansowym przez ogólne przepisy prawa.
- Dobra znajomość narzędzi: Excel, Google Sheets, Google Forms, GMail.
- Świetna organizacja pracy własnej, skrupulatność, terminowość i asertywność.
- Chęć rozwoju kompetencji oraz zdobywania wiedzy w zakresie kadr i kadrowej dokumentacji projektowej oraz udziału w kursach zawodowych.
- Komunikatywność, umiejętność pracy w zespole.
✦ Miło nam będzie, jeśli posiadasz:
- wykształcenie lub kursy kierunkowe (specjalista ds. kadr i płac, kursy z prawa pracy, koordynacja projektów, kursy obsługi programów kadrowo-płacowych);
- doświadczenie pracy w organizacjach pozarządowych lub pracy związanej z wydatkowaniem funduszy publicznych;
- znajomość języka angielskiego (B2).
☛ To oferujemy:
- umowę o pracę na pełny etat,
- wynagrodzenie: 6400,00 - 7000,00 zł brutto (w zależności od doświadczenia),
- telefon, laptop służbowy,
- wprowadzenie merytoryczne i organizacyjne,
- możliwość częściowej pracy zdalnej po okresie próbnym,
- udział w zewnętrznym kursie zawodowym z obszaru kadr i płac.
⛱ Nasza kultura organizacyjna i benefity:
- mówimy sobie po imieniu :)
- casual dress code,
- krótsze piątki,
- dodatkowe dni wolne w roku,
- elastyczny czas pracy,
- dopłata do prywatnej opieki zdrowotnej,
- dopłata do okularów/szkieł korekcyjnych,
- karta sportowa,
- dofinansowanie do wypoczynku,
- superwizje indywidualne i grupowe,
- szkolenia,
- praca w różnorodnym, wspierającym środowisku.
@ Zgłoszenia:
- CV w formacie PDF (tylko w języku polskim) prosimy przesyłać na adres: praca@ocalenie.org.pl do dnia 31.07.2026,
- w tytule wiadomości e-mail prosimy napisać: „Młodsza osoba specjalistyczna ds. kadrowej dokumentacji projektowej”,
- w CV prosimy o umieszczenie następującej formuły: “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację Ocalenie w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko”,
- prosimy nie przesyłać dodatkowych dokumentów, w tym listów motywacyjnych ani referencji.
❐ Procedura wyboru ofert:
- w przypadkach uzasadnionych merytorycznie dopuszcza się możliwość zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne osób niespełniających części z wymogów,
- Fundacja zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rekrutacji i wstrzymania przyjmowania ofert,
- odezwiemy się do wszystkich osób, które nadesłały CV, także jeśli nie przejdą do kolejnego etapu rekrutacji,
- Fundacja zastrzega sobie prawo do rezygnacji z wyboru którejkolwiek z ofert.
❐ Etapy rekrutacji:
- Przeanalizujemy Twoją aplikację.
- Jeśli Twoje kompetencje wpiszą się w nasze oczekiwania, zaprosimy Cię do drugiego etapu rekrutacji.
- W drugim etapie otrzymasz dwa krótkie zadania do wykonania w domu.
- Po prawidłowym wykonaniu zadań otrzymasz zaproszenie na spotkanie w ramach 3 etapu rekrutacji,, które trwa około 45 minut.
- Podczas spotkania pytamy o doświadczenie zawodowe, wymagane umiejętności językowe i opowiadamy o specyfice pracy w Fundacji.
- Informację zwrotną otrzymasz niezależnie od decyzji.
W razie pytań prosimy o kontakt: praca@ocalenie org.pl
❐ Informacje dodatkowe:
Biura Fundacji Ocalenie są zlokalizowane w przestrzeniach niedostosowanych do potrzeb osób z niektórymi niepełnosprawnościami. Utrudnienia mogą być spowodowane m.in brakiem podjazdów i wind oraz występowaniem schodów, nierównych powierzchni etc. Przywiązujemy wagę do zasady równego traktowania, jesteśmy otwarte na pytania i sugestie, które wspólnie pozwolą znaleźć rozwiązania zwiększające dostępność. Jeśli masz pytania, napisz na adres praca@ocalenie.org.pl
Informujemy, że treść Procedury Zgłaszania Naruszeń, Polityka Ochrony Osób Klienckich oraz Polityka Ochrony Dziecka są dostępne na stronie internetowej Fundacji: https://ocalenie.org.pl/
☒ Ochrona danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Ocalenie, z siedzibą w Warszawie, 00-537, przy ul. Kruczej 6/14a. NIP: 118-157-02-03; KRS: 0000030279; REGON: 016446315, reprezentowana przez Zarząd. Przesyłając do nas swoje materiały rekrutacyjne potwierdzasz zapoznanie się z treścią Polityki Prywatności Fundacji Ocalenie, w szczególności w zakresie sposobu przetwarzania danych osób kandydujących do pracy oraz przysługujących Ci praw. Jeśli chcesz brać udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych, w klauzuli CV dodaj: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych w celu tej oraz przyszłych rekrutacji prowadzonych przez Fundację Ocalenie.