Opis stanowiska
podany przez pracodawcę :
Warunki pracy
Praca wykonywana od poniedziałku do piątku w godz. od 7.30 do w siedzibie tut. jednostki.
Możliwość wyjazdów służbowych.
Pomieszczenia ciepłe, jasne (oświetlenie naturalne i sztuczne).
Praca przy komputerze (powyżej 4 godzin) - brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym oraz osobom z uszkodzonym słuchem.
Kontakt z klientem.
W budynku zainstalowana jest winda, korytarze szerokie, drzwi odpowiedniej szerokości.
Zakres zadań
- Zarządza kalendarzem spotkań, organizując spotkania z gośćmi Komendanta oraz partnerami i instytucjami zewnętrznymi, pilnuje umówionych terminów w celu zapewnienia sprawnej organizacji pracy Komendanta i jego zastępców. Sporządza dzienne plany pracy Komendanta i jego zastępców w celu zapewnienia prawidłowej organizacji pracy kierownictwa.
- Organizuje pracę sekretariatu, obsługę interesantów i gości Komendanta i jego zastępców. Obsługuje sekretariat od strony organizacyjnej, nadzoruje dokumenty w celu zapewnienia prawidłowej działalności sekretariatu.
- Przygotowuje pisma i dokumenty z zakresu działania wydziału. Opracowuje pisma okolicznościowe, wystawia delegacje służbowe, przygotowuje życzenia okolicznościowe, koordynuje korzystanie z sali narad.
- Koordynuje procesy kontroli zarządczej w KW PSP w Szczecinie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania instytucji.
- Redaguje pisma, kontaktuje się telefonicznie ze współpracującymi instytucjami w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania sekretariatu i przepływu informacji oraz sprawnej obsługi kierownictwa. Obsługuje pocztę elektroniczną oraz program do elektronicznego zarzadzania dokumentacją.
- Obsługuje spotkania i narady, w tym sporządza listę osób zaproszonych oraz potwierdza ich udział w celu właściwego przygotowania spotkania / narady. Współuczestniczy w organizowaniu uroczystości służbowych.
- Obsługuje i dba o stan urządzeń i wyposażenia będących na stanie sekretariatu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania sekretariatu. Prowadzi książkę kontroli Komendy Wojewódzkiej PSP oraz ewidencji przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków.
Wymagania stawiane pracownikowi :
Wymagania niezbędne
wykształcenie : średnie
doświadczenie zawodowe / staż pracy : co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji lub pracy biurowej
Obsługa pakietu Office.Umiejętność przygotowania pism : redagowania, argumentowania.Rzetelność.Umiejętności komunikacyjne.Umiejętność pracy w zespole.Dobra organizacja pracy.Zdolność analitycznego myślenia.Kreatywność.Orientacja na klienta.Radzenie sobie w sytuacjach trudnych.Posiadanie obywatelstwa polskiegoKorzystanie z pełni praw publicznychNieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarboweWymagania dodatkowe
Znajomość języka niemieckiego na poziomie komunikatywnym.Znajomość ustawy o Państwowej Straży Pożarnej oraz ustawy o służbie cywilnej.