Junior Executive Assistance - Part time

AI REV to nie tylko firma technologiczna - to społeczność ludzi, którzy wierzą, że technologia może czynić świat lepszym miejscem. Realizujemy projekty z obszaru sztucznej inteligencji i inżynierii oprogramowania dla międzynarodowych korporacji, dynamicznych startupów i organizacji non-profit. Naszą prawdziwą pasją jest jednak długofalowy wpływ : część przychodów inwestujemy w AI REV Foundation, wspierając programy edukacyjne dla młodzieży w trudnej sytuacji życiowej.

Dlaczego warto do nas dołączyć

Rzeczywiste wyzwania - Twoja praca usprawni działanie firmy, a tym samym przełoży się na efektywniejszą realizację wszystkich projektów o istotnym znaczeniu biznesowym i społecznym. Nie tworzymy “rozwiązań do szuflady”; wszystko, co robimy, przekłada się na konkretną wartość dla klientów i społeczności.

Kultura rozwoju i współpracy - Wierzymy, że każdy członek zespołu wnosi unikalny zestaw doświadczeń i talentów. Prowadzimy regularne sesje wymiany wiedzy, 1 : 1 z mentorami oraz otwarte spotkania, w których każdy może zabrać głos i zaproponować nowe inicjatywy.

Elastyczność i zaufanie - U nas decydujesz, jak chcesz pracować : zdalnie, hybrydowo czy z biura. Dbamy o to, abyś miał(a) wystarczająco dużo swobody w łączeniu pasji zawodowych z prywatnymi.

Nauka i rozwój - Nawet jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z rolą asystencką, zapewnimy Ci wsparcie merytoryczne i dostęp do wiedzy branżowej.

Misja społeczna - Pracując z nami, realnie wspierasz działania Fundacji AI REV, która oferuje programy edukacyjne dla młodzieży w trudnej sytuacji życiowej, m.in. na Filipinach.

Zajrzyj na https : / / airev.us / careers aby dowiedzieć się więcej o firmie, procesie rekrutacyjnym, a także o naszej unikalnej kulturze.

Kogo szukamy

Poszukujemy dobrze zorganizowanego i skrupulatnego Asystenta / Asystentki Zarządu do wsparcia naszego zespołu, głównie naszego CEO w hybrydowej roli menedżera biura i asystenta osobistego. Poszukujemy osoby do pracy na niepełny wymiar czasu, dostosowanej do zapotrzebowania. Jest to idealna oferta dla osób , które chcą się rozwijać w roli asystenckiej. Oferujemy elastyczne godziny pracy, która obejmuje wykonywanie różnych zadań administracyjnych na poziomie zarządczym, zapewniając płynne funkcjonowanie codziennych operacji biznesowych oraz utrzymanie wysokiego poziomu profesjonalizmu w kontaktach z innymi. Idealny kandydat powinien biegle posługiwać się językiem angielskim na poziomie biznesowym (poziom C1) i mieszkać w Warszawie. Współpraca rozpocznie się od 3-miesięcznego okresu próbnego. Jeśli obie strony będą zadowolone z współpracy, chcielibyśmy przedłużyć angaż.

Twój zakres odpowiedzialności

Zarządzanie harmonogramem :

Zarządzanie kalendarzem : planowanie spotkań poprzez koordynację z zewnętrznymi i wewnętrznymi interesariuszami, rezerwacja terminów, odwoływanie / przesuwanie spotkań oraz aktualizacja kalendarza zgodnie z ustalonymi zasadami;

Wysyłanie zaproszeń na spotkania wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami;

Wysyłanie przypomnień, informowanie interesariuszy o wszelkich zmianach;

Optymalizacja czasu poprzez ustalanie odpowiednich przerw, czasu na podróże i przygotowania, uwzględniając preferencje i styl pracy zarządu.

Wsparcie w planowaniu podróży i wydarzeń :

Koordynowanie podróży, w tym lotów, zakwaterowania i transportu (krajowych i międzynarodowych);

Monitorowanie zmian w planach podróży i wprowadzanie niezbędnych korekt;

Organizacja miejsc spotkań, lunchów / kolacji;

Wykonywanie telefonów po angielsku do restauracji, hoteli (np. rezerwacja stolika w restauracji w Nowym Jorku);

Organizacja miejsca i cateringu na wydarzenia / eventy.

Wsparcie w komunikacji :

Wsparcie w komunikacji e-mailowej i telefonicznej dla zarządu;

Obsługa korespondencji i dotrzymywanie poufności informacji.

Inne wsparcie biznesowe :

Przypominanie managerom poszczególnych działów o przygotowaniu planu strategicznego na kolejny kwartał, analizie wyników;

Przypominanie i wspieranie zarządu w organizacji urodzin i wydarzeń dla pracowników.

Wsparcie CEO w życiu osobistym :

Załatwianie osobistych spraw;

Poszukiwanie usług i produktów;

Odbieranie i zarządzanie pocztą lub przesyłkami, w tym organizowanie dostaw.

Wymagane kompetencje

Doświadczenie w administracji biurowej;

Silne umiejętności komunikacyjne w mowie i piśmie w języku angielskim na poziomie C1 według skali CEFR lub równoważnym;

Dokładność i precyzyjność;

Lokalizacja : Warszawa, najlepiej blisko centrum;

Wysoki poziom profesjonalizmu oraz cierpliwości w kontaktach z zewnętrznymi stronami i zarządem;

Podstawowa znajomość operacji biznesowych i sprzedażowych;

Umiejętność skutecznego priorytetyzowania zadań i zarządzania wieloma obowiązkami jednocześnie;

Proaktywność, dyplomacja i asertywność w rozwiązywaniu problemów;

Znajomość narzędzi : Google, MS Office (Word, Excel, Power Point), Canva.

Co oferujemy

Konkurencyjne wynagrodzenie w przedziale dostosowanym do Twojego doświadczenia i formy współpracy (umowa zlecenie / B2B).

Elastyczność : możesz pracować zdalnie, hybrydowo albo z naszego biura (w Warszawie). Mamy elastyczne godziny pracy, które sam(a) wybierasz dostosowując je pod siebie.

Szybką ścieżkę rozwoju : regularne przeglądy Twoich osiągnięć (feedback 360°), wsparcie mentorskie, a także możliwość wzięcia udziału w dodatkowych szkoleniach.

Pracę z doświadczonymi inżynierami : ludźmi, którzy zdobywali wiedzę w największych korporacjach (Google, NASA, Microsoft, Nvidia).

Wpływ społeczny : wspólnie z nami angażujesz się w działalność Fundacji AI REV, która umożliwia młodzieży z trudnych warunków życiowych kształcenie umiejętności programowania i poprawy swojej sytuacji życiowej.

Zgrany zespół i przyjazną atmosferę : brak sztywnej hierarchii i zbędnej biurokracji, za to nastawienie na współpracę, otwartą komunikację i wsparcie w codziennych wyzwaniach.

Jak aplikować

Wypełnij formularz i prześlij swoje CV oraz kilka słów o sobie lub skontaktuj się z nami poprzez careers@airev.us. Opisz nam krótko, co Cię motywuje w pracy i czym chciał(a)byś się zajmować w AI REV.

Po otrzymaniu Twojego formularza lub wiadomości :

Zaprosimy Cię na krótką rozmowę wstępną, aby poznać Twoje doświadczenia i plany zawodowe.

Rozmowa merytoryczna - zweryfikujemy Twoje umiejętności oraz omówimy szczegóły współpracy.

Po pozytywnym zakończeniu rozmów otrzymasz od nas ofertę i dołączysz do AI REV , by razem z nami rozwijać naszą organizację.

Jeśli szukasz miejsca, gdzie Twoje umiejętności będą się rozwijać, a jednocześnie chcesz mieć wpływ na społeczne działania firmy, dołącz do AI REV - czekamy na Ciebie!